Tweeta

De aktivitetsbaserade kontoren breder ut sig och allt fler företag övergår till flexibla arbetsplatser med rum för olika aktiviteter. Men det är inte säkert att det lämpar sig för alla, enligt Annicka Dickson.

– Det kanske är så att hälften behöver flexibla arbetsplatser och andra hälften jobbar bäst i traditionella kontorsrum eller kanske i kontorslandskap beroende på funktion och behov, menar hon.

När Annicka Dickson, som tidigare även arbetat som ledare- och grupputvecklare, förra året anställdes av Senab Interior var det som förste certifierade business coach på ett möbelleverantörsföretag. Hennes uppdrag är att sätta människan och arbetssättet i centrum vid förändringar av kontorsmiljöer.

– Vi pratar alltså inte enbart om fräcka möbler, utan detta är ett helhetstänkande som innefattar allt. I stället för aktivitetsbaserat pratar vi nu verksamhetsbaserat.

Senab Interior utgår från sin egen metod, Senab Workplace Strategy, som Annicka Dickson ansvarar för och som innefattar fyra delar: den fysiska miljön, människan, IT och service. Man inleder med en webbaserad aktivitetsanalys där samtliga medarbetare i en enkät får besvara frågor som är kopplade till det uppdrag de har. Bakom enkäten står ett välrenommerat undersökningsföretag och varje frågeformulär är skräddarsydd för det specifika företaget. Men man utgår från en bas som gäller för samtliga.

"Alla får komma till tals"

– På det här sättet får alla komma till tals och inte enbart dem som skriker högst. Vi får reda på om IT-stödet är tillräckligt, hur informationsflödet är i organisationen, hur allt från kaffemaskin till reception fungerar, hur den fysiska miljön lämpar sig för verksamheten, och så vidare.

– Man kan också se denna analys som inledningen på implementeringsprocessen, eftersom alla får tycka till och känna sig delaktiga, berättar hon.
"Alla får tycka till och känna sig delaktiga"
Efter analysen följer workshops med ledning och styrgrupp. I processen ingår också att undersöka beläggningsgraden – vilken beläggning organisationen har för tillfället, hur den är fördelad och hur man vill att den ska utvecklas framöver.

– Även den ekonomiska aspekten spelar givetvis in. Det kan ju vara så att behovet finns att anställa fler, men pengarna saknas för att flytta till en ny, större lokal. Då får man försöka hitta en lösning på det. Samtidigt är denna verksamhetsbaserade lösning ett sätt att spara pengar. Risken minskar att lokalerna behöver ses över igen om fem år, säger Annicka Dickson.

Först i landet

Detta helhetstänk är Senab först med i landet som möbelleverantör och intresset är stort. Konsultföretaget Bjerking, med kontor i Stockholm och Uppsala, är ett av företagen som har anammat Senabs idé. Bjerking växer snabbt och det innebär att förändringar behövs på de båda kontoren där omkring 260 personer har sina arbetsplatser.

– I våra medarbetarundersökningar ser vi att det finns förbättringsmöjligheter för våra kontorslokaler. Vi har uteslutande traditionella kontorslandskap och det passar inte alla. Samtidigt ser vi att många arbetsplatser står tomma stora delar av tiden. Vi vill därför behovsanpassa lokalerna och eftersom vi har arbetat med Senab tidigare så vet vi att de har god kunskap om just detta, säger Anders Wärefors, vd på Bjerking.

Bjerking efterfrågar även mer energi i lokalerna och mer samverkan kollegorna emellan. De inledande samtalen parterna emellan har hållits och just nu pågår beläggningsgradsarbetet. Och snart ska aktivitetsanalysen göras på samtliga medarbetare.

– Vi har stora förhoppningar på Senabs arbete. Vi har som mål att vara branschens mest attraktiva arbetsgivare och vi vill locka till oss de bästa medarbetarna. Ett attraktivt kontor är en viktig pusselbit i det arbetet, säger Anders Wärefors.

Tweeta