Tweeta

I sina nya lokaler har företaget fått en flexibel och öppen planlösning. Det finns inte så många fasta arbetsplatser utan medarbetarna kan lätt flytta runt och det bildas nu konstellationer vid olika jobbsituationer.

– Vi behöver hela tiden vara flexibla i hur vi grupperar oss i lokalerna efter behov av olika projekt som pågår samt hur många som för tillfället sitter hos kunden respektive i våra lokaler, berättar Henrik Gavelli, vice vd på Cybercom Sweden East AB.

Lokalen är uppdelad på två plan men det finns enbart ett stort café/fikarum på ett av planen.

– Det gör att alla möts där när man tar en kopp kaffe eller en frukt. Många har också med sig egen mat så vid lunchtid är det full fart i cafét. Överlag så inbjuder dessa lokaler till fler spontana möten än våra tidigare lokaler.

Som komplement till de öppna arbetsplatserna finns det ett antal små inglasade rum på varje plan. Dessa går inte att boka utan används då man till exempel behöver ringa flera samtal utan bli störd eller störa andra eller ha ett kortare möte.

Vid större konferenser eller möten så finns det flera större konferenslokaler på bottenplan som Vasakronan står för.

– I stället för att behöva betala hyra för en stor sal som bara används ibland så hyr vi på bottenplan när vi behöver det. Det fungerar väldigt bra.

Cybercom group hittade lokaler som passade deras verksamhet som handen i handsken och som grädden på moset har de nästan inte behövt renovera någonting. Lokalerna var så gott som klara redan från början.

Hur kommer det sig att ni valde att flytta?

– Det fanns olika anledningar, dels så var de lokaler vi hade i behov av renovering. Vi satt i lite nedgångna lokaler som inte var anpassade för vårt flexibla arbetsätt. Det var mer traditionella kontorslokaler med en korridor med kontor på varje sida. Dessutom gick vårt lokalkontrakt ut och det var dags att omförhandla och det var ett bra tillfälle att se över lokalbehov och kostnader.

Hur planerade ni flytten?

– Vi drev flytten som ett projekt med tydliga mål och mätpunkter. Projektledare utsågs och tydliga roller i projektgruppen definierades. Viktigt är att företagets ledning är med från början och sätter upp förutsättningarna för att flytten. Det kan vara allt från mjuka faktorer som att lokalerna ska kännas engagerande och inspirerande till vilka kostnadsramar man måste hålla sig inom. På det sättet riskerar man inte att projektgruppen kommit en bit på vägen och sedan kommer ledningen och säger att det inte går och så får man börja om.

– Ju mer noggrann man är i detta förarbete desto smidigare går resten av arbetet med att hitta lokaler, förhandla rätt kontrakt och genomföra förändringar samt flytta. Annars är det lätt hänt att projektgruppen till exempel hittar den perfekta lokalen ur vissa perspektiv men har glömt andra, exempelvis kostnaden. Det tar mycket tid och kraft att börja om en påbörjad process som gått lite fel.

Anlitade ni någon extern hjälp?

– Ja, det gjorde vi. Vi hade hjälp av Tenant & Partner med att sålla bland lokaler och vid förhandlingen. Vi satte upp kriterier för vad vi letade efter; det handlade om storlek, läge, utformning och pris. Sen tog de fram ett antal lokaler som vi tittade på. Vi anlitade även en flyttfirma vid själva flytten, men då hade vi packat allt redan och var och en fick sedan packa upp sina saker. I övrigt skötte projektgruppen allting.

Vad har ni lärt er av flytten?

– Innan man genomför själva flytten måste den planeras väldigt grundligt in i minsta detalj. När väl flyttlassen går måste alla pusselbitar sitta på plats och inga lösa trådar får finnas. Är man osäker på någon punkt är det bättre att skjuta på flytten än att chansa. Vi har inte råd med något stillestånd av våra it-system eller vår verksamhet. Vi fick se till att IT-infrastrukturen fungerade hela tiden så att personalen kunde jobba hemifrån under flytten. Så därför fick IT-avdelningen mycket att säga till om när vi skulle sätta flyttdatumet. Vi flyttade under en långhelg vid första maj. Våra medarbetare jobbar mycket flexibelt och ibland även en del helger. Så för att störa arbetet så lite som möjligt flyttade vi på en långhelg då många ändå passar på att vara långlediga.

– Redan veckan efter inflyttningen hade vi invigning med grillfest på vår stora balkong. Vi planerade för invigningen som en del av flyttprocessen och jag tror det är bra för det är lätt att det skjuts upp och blir bortglömt. Det är också ett bra mål för flyttprojektet.

Fördelar med de nya lokalerna?

– De är mycket mer anpassade efter hur vi arbetar. En positiv effekt av detta är att det blir mer spontana möten mellan medarbetarna. De som jobbar säger att de redan efter kort tid lärt känna nya arbetskamrater som man inte träffade i våra gamla lokaler på samma naturliga sätt. De konsulter som sitter mesta delen av tiden ute kund har också börjat komma in mer på kontoret då de upplever att lokalerna är mer välkommande och lättillgängliga. Vi har fått många positiva signaler från våra kunder också.

Tweeta