Tweeta

Stockholms lokalhyresmarknad har gått mycket starkt de senaste två åren, vilket vid det här laget inte undgått någon. Marknaden i framförallt innerstaden präglas fortsatt av ett lågt utbud och det finns i nuläget inget som tyder på att den bilden kommer att förändras på kort sikt då vi fortsatt har ett starkt konjunkturläge och det inte förväntas tillkomma större kontorsytor i innerstaden förrän om två till tre år.

Utbudsbristen gör att man som lokalhyresgäst står inför en betydligt mer komplex lokalupphandlingsprocess än vad som tidigare varit normalfallet. Historiskt sett har hyresgästen i en lokalupphandlingsprocess vanligtvis haft flertalet relevanta lokalalternativ att välja mellan. I en sådan situation hade hyresgästen råd med att ta längre tid på sig i kravställandet, att konkurrensutsätta de olika fastighetsägarna för att nå bästa möjliga hyra samt möjligheten till god tid i beslutsprocessen. Hyresgästen behövde alltså inte vara orolig för att tappa alternativ under upphandlingsprocessens gång.

Hur få en optimal process?

Läget på dagens lokalhyresmarknad i Stockholms innerstad är dock väsentligt förändrat gentemot hur det brukade se ut. Detta behöver hyresgäster förhålla sig till, både om en flytt är aktuell samt i det fall en omförhandling närmar sig.

Så vilka steg och åtgärder behöver en hyresgäst på dagens lokalmarknad ta för att åstadkomma en så optimal process som möjligt? Svaren är situationsberoende och inte entydiga, men nedan följer några viktiga steg att ha med sig:

Lokalsökning

Det är inte ovanligt att en lokalsökningsprocess i nuvarande marknadsläge endast genererar ett fåtal, om ens några, relevanta lokalalternativ. På grund av detta är det av stor vikt att hyresgästen initierar lokalprojektet i ett tidigt skede för att ha möjlighet till flera sökningar över en längre tid. Lokalfrågan bör initieras långt innan eventuella uppsägningstider blir aktuella och alternativbilden ska vara klar innan några ageranden sker avseende befintligt avtal.

Hyresgästen behöver också ha i åtanke att en stor andel av de lediga kontorslokaler som finns på marknaden inte marknadsförs öppet. Detta beror på att fastighetsägarna antingen medvetet håller vakanser utanför den öppna marknaden alternativt att de inte ännu haft tid att marknadsföra den brett. Anledningen till varför fastighetsägare inte väljer att marknadsföra brett är helt enkelt att de ibland inte behöver. Den starka marknaden har genererat intresselistor och kontakter bland befintliga hyresgäster och andra potentiella tagare vilket medför att en del lokaler blir uthyrda även utan dyra marknadsföringskostnader.

Dessa "dolda" vakanser har blivit en essentiell del i lokalsökningsfasen på senare tid och det är ofta här de mest eftertraktade alternativen finns att hitta. Denna typ av vakanser kan vara svåra att identifiera utan rätt kontaktnät.

Hyresavtal – vägval

När lokalalternativ är identifierade står hyresgästen inför två olika val:

1. En snabb och effektiv upphandlingsprocess i dialog med en eller två fastighetsägare för att minimera risken att tappa den mest eftertraktade lokalen.

2. En traditionell lokalprocess med en genomarbetad behovsanalys som genererar ett säkerställt produktval avseende lokalens utformning. Dock med en betydligt större risk att tappa lokalalternativ på grund av att detta är mer tidskrävande.

På dagens marknad uppstår ibland kapplöpning om vissa lokaler, och då är snabbhet avgörande. Många väljer därför alternativ ett i dag. För att förstå risken med en sådan process är det lättast att inleda med att förklara vad en traditionell lokalprocess innebär.

Viktigast att säkra hyresavtalet

En traditionell process innebär att hyresgästen har ett fullständigt avtalsförslag med samtliga erforderliga avtalsbilagor att förhålla sig till innan förhandlingen ens är påbörjad. Avtalet inkluderar i regel en tydlig specifikation av den anpassning som hyresgästen önskar få utförd i den nya lokalen. Hyresvärden tar i och med detta ansvar för att utföra ombyggnationer i sin regi och risken ligger därmed på fastighetsägaren avseende kostnadskontroll. Hyresgästen kan vara trygg med att de betalar anpassningen genom avtalad hyresnivå i vilken ombyggnationer är inkluderade.

I en förkortad lokalupphandlingsprocess, alternativ ett, är den största risken att hyresgästen inte kommit så långt i sin tankeprocess kring planskiss, materialval, ytskikt etcetera. Det är vanligt att det inte ens går att lägga den tid som krävs eftersom detta riskerar medföra att lokalen helt försvinner från marknaden när andra intressenter springer före.

Det viktigaste blir att säkra hyresavtalet. Detta medför då att avtalshandlingarna kommer inkludera betydligt färre specifikationer kring materialval, planskiss etcetera. En vanlig lösning i förhandlingen för att komma snabbt framåt är att hyresvärdarna då inkluderar ett bidrag som hyresgästen sedan får disponera fritt på investeringar i lokalen som en kompensation för att produkten inte är klar vid signering. Observera att risken för ombyggnationens kostnad nu plötsligt ligger på hyresgästen, blir bidraget för stort bränner pengarna vanligtvis inne efter en viss tid och blir bidraget för litet får hyresgästen bekosta tillkommande delar. I förlängningen medför detta vanligtvis ett fördyrat avtal och en betydligt mer komplicerad anpassningsprocess med större ändring- och tilläggskostnader där även risken för förseningar är påtaglig.

För att säkerställa att riskerna och kostnaderna ovan minimeras är det viktigt att i avtalshandlingarna inkludera tydliga skrivningar avseende reglering av tilläggsbeställningar (ÄTA-kostnader) och vilka påslag som tillkommer från byggherre och entreprenör i samband med dessa.

Beslutsprocess

Ytterligare en viktig parameter som gör en hyresgäst konkurrenskraftig i kampen om lokalerna är att ha snabba beslutsvägar. Hyresgästen kan både vinna och förlora på denna del beroende på hur väl denne är förberedd på situationen. Om bolaget har en snabb beslutsprocess har man möjlighet att gå förbi andra hyresgäster och har man en mer utdragen riskerar man att bli omsprungen.

Den viktigaste delen att tänka på i beslutsprocessen är att vara proaktiv genom att ha en klar tidplan som följs upp kontinuerligt, arbeta med förankring hos beslutsfattarna under hela resans gång samt säkerställa vilket underlag som behövs internt för slutligt besked.

Summering

Det är många steg att ta hänsyn till i en effektiv lokal­upphandlingsprocess som skiljer sig från en mer traditionell process. Dessa punkter bör du framförallt ha i åtanke:

1. Inled lokalprojektet i tid – risken för omtag är stor.

2. Säkerställ samtliga lokalalternativ – även dolda vakanser.

3. Fokusera på en effektiv förhandling – säkerställ stora parametrar.

4. Arbeta proaktivt med beslutsfattare för ett snabbt avslut.

Kan du som hyresgäst uppfylla stegen ovan på ett bra sätt är du bra rustad för att nå din drömlokal.

Tweeta