Nya lokaler gör skillnad för NCC
NCC Luleå var först ut med att testa det nya kontorskonceptet med aktivitetsbaserade zoner. I en intervju med Yvonne Töyrä får vi reda på hur det har påverkat personalen och vilka nackdelar det nya kontoret har.
Skriven av Johanna Eineryd 2016-10-12 | Arbetsliv
Ni beskriver ert kontor som aktivitetsbaserat med en öppen zon, en intensiv zon och en tyst zon. Vad för aktiviteter ägnar sig folk åt i de olika zonerna?
Den intensiva zonen är mer som en lounge, utrustad med soffor och fåtöljer. Här brukar vi fika, äta lunch eller mest umgås. Vissa sitter här och jobbar, men mest när de ska ta något telefonsamtal eller småsnacka med en kollega.
I det öppna landskapet har vi små grupperingar med skrivbord och stolar. Grupperingarna är ganska utspridda, lite som öar, runt om i landskapet. Här väljer de allra flesta att sitta och arbeta. Vi har ju förhoppningar om att folk ska slå sig ner tillsammans med de personer som de kommer att arbeta med under dagen och få ett närmare samarbete med sina kollegor.
Den tysta zonen är inte tillsluten eller helt avskild, det är mer som en del i det öppna landskapet, om än i ena ändan av kontoret. Här pratar man inte i telefon och inte heller med kollegor. Även här finns det grupper med arbetsplatser, men då sitter man i tystnad.
Även i den öppna delen är det rätt så tyst. På vårt tidigare kontor var det mer högljutt, då kunde man ropa något över till en kollega en bit bort. Nu sitter man närmare och slipper höja rösten. Det är helt enkelt ett tystare kontor.
Vi har även en projektstudio, som är bokningsbar under en längre tid om de håller på med ett stort anbud eller så. På så vis slipper de som bokat lokalen städa av skrivborden varje kväll när de går hem utan kan ha kartor och ritningar framme under hela projekttiden.
Vi har även ett antal rum som är utspridda över hela kontoret, som man kan välja om man vet att man kommer att ägna stor del av dagen i telefon eller bara behöver helt lugn och ro.
Måste man städa av sitt skrivbord varje kväll?
Ja, precis. Alla bord töms och personliga saker låses in i personliga skåp. Dokument eller material som är gemensamma förvarar vi i stora dragskåp så att alla kan komma åt dem när som helst.
Hur gick övergången från traditionellt skrivbordskontor till det kontoret ni har idag?
Det var väldigt spännande faktiskt. I början var folk inte så positivt inställda utan mer skeptiska. De oroade sig över att behöva tömma skrivbordet varje kväll, att inte kunna ta in besökare på sitt rum, att inte kunna ha foton på barnen på skrivbordet eller liknande. Vår flytt tajmade så väl att vi råkade bli det allra första av NCCs kontor som gick över till ett aktivitetsbaserat kontor och folk kanske kände sig lite som försökskaniner. Men alla på kontoret var väldigt involverade hela vägen och kom med förslag och önskemål.
Idag är vi väldigt nöjda med vårt nya kontor, fast såklart finns det en del personer som fortfarande inte tycker det är bra med ett aktivitetsbaserat kontor utan hade hellre haft fasta platser. Men det här är en lång process. Vi alla är ju vanemänniskor och tids nog kommer vi att anpassa oss vid det här också.
Hur har ert nya kontor förändrat företagskulturen? Hur har det påverkat hur personalen umgås/i vilka grupper personalen umgås?
Svaret på en här frågan kan jag sammanfatta med ett citat från en av våra IT-killar. Han sa: “Jag har fått nya arbetskamrater". Vi har även blivit bättre på att ha möten på våra öppna mötesytor, istället för att alltid boka fast något av våra tre bokningsbara konferensrum.
Skulle du säga att er omgivning, Norrbotten, har influerat inredningen eller utformningen av kontoret?
Nja, inte direkt. Vi har ju använt oss av lokala möbelleverantörer, och så har vi ett orangemålat renhorn på väggen - det är ju lite Norrbotten över det. Sedan har vi en karta över Norrbotten och kringliggande orter som täcker en hel vägg, men förutom det har vi inget som tyder på att kontoret ligger i Norrbotten.
Ni har ju inga fasta platser på kontoret, utan skrivborden töms varje kväll och material förvaras i personliga skåp. Väljer ändå samma personer att sitta i samma zon eller är det ständig rörelse på kontoret?
Nja, det finns vissa personer som alltid sätter sig på samma plats. En kollega som alltid sitter på samma plats menar att hon gör det för att det ska vara lätt att hitta henne om någon vill fråga henne något, samt att hon är en av dem som fortfarande har mycket pärmar och papper i sitt jobb – även om vi tagit stora steg mot digitalisering i de flesta roller.
Finns det några nackdelar med den nya miljön eller några aspekter som ni inte tänkte på i början?
Ja det skulle väl vara att det är svårt att hitta sina kollegor. Ibland får man leta runt i hela kontoret innan man hittar personen man letar efter, eller tills man inser att personen inte är på kontoret just den dagen. Vi har börjat fundera på ett system, kanske någon synk med våra kalendrar, där man kan se vilka som är på kontoret. Nästa steg hade ju varit att kunna se var på kontoret personen befinner sig. Men som sagt, vi jobbar på en lösning för att kunna hitta varandra lättare.
Vad är du personligen mest stolt över på kontoret?
Jag är stolt över att vi tog beslutet över att gå all in. Nu har vi ett vackert och mysigt kontor som vi gärna visar upp för besökare. När vi bytte lokaler höll vi inte på att pussla med gammalt och nytt utan satsade på helt nya möbler, det är vi glada för idag, det ger en snygg helhetskänsla på kontoret.
Klicka här för att se alla nomineringar i Sveriges Snyggaste Kontor 2016
Den intensiva zonen är mer som en lounge, utrustad med soffor och fåtöljer. Här brukar vi fika, äta lunch eller mest umgås. Vissa sitter här och jobbar, men mest när de ska ta något telefonsamtal eller småsnacka med en kollega.
I det öppna landskapet har vi små grupperingar med skrivbord och stolar. Grupperingarna är ganska utspridda, lite som öar, runt om i landskapet. Här väljer de allra flesta att sitta och arbeta. Vi har ju förhoppningar om att folk ska slå sig ner tillsammans med de personer som de kommer att arbeta med under dagen och få ett närmare samarbete med sina kollegor.
Den tysta zonen är inte tillsluten eller helt avskild, det är mer som en del i det öppna landskapet, om än i ena ändan av kontoret. Här pratar man inte i telefon och inte heller med kollegor. Även här finns det grupper med arbetsplatser, men då sitter man i tystnad.
Även i den öppna delen är det rätt så tyst. På vårt tidigare kontor var det mer högljutt, då kunde man ropa något över till en kollega en bit bort. Nu sitter man närmare och slipper höja rösten. Det är helt enkelt ett tystare kontor.
Vi har även en projektstudio, som är bokningsbar under en längre tid om de håller på med ett stort anbud eller så. På så vis slipper de som bokat lokalen städa av skrivborden varje kväll när de går hem utan kan ha kartor och ritningar framme under hela projekttiden.
Vi har även ett antal rum som är utspridda över hela kontoret, som man kan välja om man vet att man kommer att ägna stor del av dagen i telefon eller bara behöver helt lugn och ro.
Måste man städa av sitt skrivbord varje kväll?
Ja, precis. Alla bord töms och personliga saker låses in i personliga skåp. Dokument eller material som är gemensamma förvarar vi i stora dragskåp så att alla kan komma åt dem när som helst.
Hur gick övergången från traditionellt skrivbordskontor till det kontoret ni har idag?
Det var väldigt spännande faktiskt. I början var folk inte så positivt inställda utan mer skeptiska. De oroade sig över att behöva tömma skrivbordet varje kväll, att inte kunna ta in besökare på sitt rum, att inte kunna ha foton på barnen på skrivbordet eller liknande. Vår flytt tajmade så väl att vi råkade bli det allra första av NCCs kontor som gick över till ett aktivitetsbaserat kontor och folk kanske kände sig lite som försökskaniner. Men alla på kontoret var väldigt involverade hela vägen och kom med förslag och önskemål.
Idag är vi väldigt nöjda med vårt nya kontor, fast såklart finns det en del personer som fortfarande inte tycker det är bra med ett aktivitetsbaserat kontor utan hade hellre haft fasta platser. Men det här är en lång process. Vi alla är ju vanemänniskor och tids nog kommer vi att anpassa oss vid det här också.
Hur har ert nya kontor förändrat företagskulturen? Hur har det påverkat hur personalen umgås/i vilka grupper personalen umgås?
Svaret på en här frågan kan jag sammanfatta med ett citat från en av våra IT-killar. Han sa: “Jag har fått nya arbetskamrater". Vi har även blivit bättre på att ha möten på våra öppna mötesytor, istället för att alltid boka fast något av våra tre bokningsbara konferensrum.
Skulle du säga att er omgivning, Norrbotten, har influerat inredningen eller utformningen av kontoret?
Nja, inte direkt. Vi har ju använt oss av lokala möbelleverantörer, och så har vi ett orangemålat renhorn på väggen - det är ju lite Norrbotten över det. Sedan har vi en karta över Norrbotten och kringliggande orter som täcker en hel vägg, men förutom det har vi inget som tyder på att kontoret ligger i Norrbotten.
Ni har ju inga fasta platser på kontoret, utan skrivborden töms varje kväll och material förvaras i personliga skåp. Väljer ändå samma personer att sitta i samma zon eller är det ständig rörelse på kontoret?
Nja, det finns vissa personer som alltid sätter sig på samma plats. En kollega som alltid sitter på samma plats menar att hon gör det för att det ska vara lätt att hitta henne om någon vill fråga henne något, samt att hon är en av dem som fortfarande har mycket pärmar och papper i sitt jobb – även om vi tagit stora steg mot digitalisering i de flesta roller.
Finns det några nackdelar med den nya miljön eller några aspekter som ni inte tänkte på i början?
Ja det skulle väl vara att det är svårt att hitta sina kollegor. Ibland får man leta runt i hela kontoret innan man hittar personen man letar efter, eller tills man inser att personen inte är på kontoret just den dagen. Vi har börjat fundera på ett system, kanske någon synk med våra kalendrar, där man kan se vilka som är på kontoret. Nästa steg hade ju varit att kunna se var på kontoret personen befinner sig. Men som sagt, vi jobbar på en lösning för att kunna hitta varandra lättare.
Vad är du personligen mest stolt över på kontoret?
Jag är stolt över att vi tog beslutet över att gå all in. Nu har vi ett vackert och mysigt kontor som vi gärna visar upp för besökare. När vi bytte lokaler höll vi inte på att pussla med gammalt och nytt utan satsade på helt nya möbler, det är vi glada för idag, det ger en snygg helhetskänsla på kontoret.
Klicka här för att se alla nomineringar i Sveriges Snyggaste Kontor 2016
Prenumerera på Lokalnytts nyhetsbrev
Lokalnytts nyhetsbrev skickas ut en gång per vecka och innehåller artiklar inom kontor, arbetsliv, fastigheter och evenemang.
Prenumerationen är helt gratis och ni kan avbryta den när som helst.
