Tweeta

Det finns många fördelar med att sitta i ett öppet kontorslandskap. Det är ibland guld värt att snabbt och effektivt kunna bolla idéer med sina kollegor, det sociala samspelet kan göra att man mår bättre och därigenom också gör ett bättre jobb och − vilket kanske är den viktigaste orsaken till att man väljer öppna lösningar − företagen sparar pengar genom att inte behöva hyra så stora kontorsytor.

− De största fördelarna av öppna kontor har verksamheter som når synergieffekter av att medarbetarna sitter nära varann, är delar av en helhet, och där det är snabba puckar, ofta när det handlar om projektarbete, försäljning eller i mediavärlden. Där är det öppna kontoret nästan ett måste, säger Ilona Björk Bovin.

Hon är socionom och arbetsmiljökonsult och har arbetat med kontorsfrågor i ett tiotal år.

Nyligen skrev hon, på uppdrag av Prevent, boken "Att flytta till och arbeta i öppet kontor", tillsammans med ergonomen och arbetsmiljökonsulten Jan-Erik Ståhl.

Passar inte alla

Det var på 90-talet som trenden med öppna kontorslandskap slog igenom på allvar och den har hållit i sig och förstärkts sedan dess, och i dag är den öppna lösningen snarare regel än undantag.

− Det kan höra ihop med "öppet-trenden" som finns i samhället i dag. Folk pratar öppet i mobiltelefonen, de skriver öppet om sina liv i sociala medier och inredningsmässigt är det mycket glas som gäller, säger Ilona Björk Bovin.

Hon menar att många företag i dag mer eller mindre slentrianmässigt väljer att placera sig i öppna kontor, utan att egentligen reflektera över om det är vettigt.

− Det finns en hel del verksamheter som inte passar att sitta öppet, men som gör det i dag, säger hon.

Vilka typer av verksamheter borde inte sitta i öppna landskap?

− Arbete som innehåller mycket eget tankearbete och där man behöver lugn och ro, som utredningsarbete eller ekonomiskt arbete. Speciellt inför rapporter och bokslut kan det vara jobbigt om man blir störd.

− Naturligtvis bör sådana som har arbetsuppgifter som innehåller någon form av sekretess inte sitta öppet. Det är helt omöjligt att upprätthålla sekretessen i ett öppet kontorslandskap, där man är synlig för alla och där alla kan höra vad man säger.

Hon tycker att det ibland är olyckligt att chefen placerar sig bland de andra.

− Det görs alltför ofta för att chefen ska föregå med gott exempel. Men ibland är det inte så lyckat, till exempel om det handlar om en chef som personalen inte har speciellt stort förtroende för, då sprids det negativa vibbar. En annan aspekt är att chefens uppgifter som rör personalen definitivt handlar om sekretessuppgifter, och att de blir svårare att sköta om chefen sitter öppet. Chefen är inte en i gruppen, han/hon har en speciell ställning!

Innan ett företag har bestämt sig för att byta till en öppen lösning bör det ha gjorts en noggrann riksbedömning; vilka fördelar respektive nackdelar finns med det öppna kontoret?

Inredning mer än utseende

När man sedan har bestämt sig för ett öppet kontor gäller det också att inreda det på rätt sätt.

− Alltför många anlitar endast en inredningsarkitekt och så inreder de utifrån sin synvinkel för att kontoret ska bli så tjusigt som möjligt. Men det finns tre dimensioner i det här. Förutom det estetiska också det praktiska, att man ska kunna jobba på ett bra sätt i landskapen, och det sociala, att personalen ska trivas i den nya miljön.

En viktig sak att tänka på är att inreda så att ljudnivån minskas.

− Man kan påverka ljudet mycket om man i tidigt skede väljer rätt material i exempelvis innertak, golvmaterial och textilier. Moderna kontor är i dag ofta väldigt minimalistiska. Gammaldags gardiner som hängde som draperier var bra på att ta upp ljud, medan dagens gardiner som hänger rakt ner inte uppnår de effekterna.

En viktig del av det öppna kontoret är så kallade tysta rum, dit man kan gå för att ta hand om samtal som man inte vill att arbetskamraterna ska höra, eller om man vill arbeta avskilt kortare stunder.

− Det bör finnas ett tyst rum på tio anställda. Ett företag med hundra anställda bör alltså ha ungefär tio tysta rum.

Ljud och dofter kan störa

Väl på plats i det öppna kontoret gäller det att få arbetet att fungera. Ilona Björk Bovin förespråkar ett antal umgängesregler (se faktaruta) för att öka trivseln på kontoret. Mycket har med ljudnivån att göra.

− Det är viktigt att ha en telefonkultur som är anpassad till öppna kontor. Att man inte går omkring och pratar i mobiltelefonen, och att man allmänt inte har ett för högt röstläge och naturligtvis inte ropar tvärs igenom rummet.

− En sak som kan vara jobbig, och som kan vara svår att hantera, är starka dofter, personer som luktar så mycket att arbetskamraterna störs av det.

Det kan handla om både starka parfymer – eller helt enkelt om att någon luktar svett.

− Det kan vara svårt att på rätt sätt säga till en som luktar svett, då kan det vara bättre att ha pratat om det i grupp tidigare, så kanske de tänker mer på det här.

− I dag tänker man också mer på rökares lukt än tidigare, eftersom det inte längre är lika accepterat med rökning, påpekar Ilona Björk Bovin.

En viktig del när det gäller övergången från cellkontor till öppna lösningar är att man fortsätter att respektera varandras "revir".

− Bara för att det inte finns några väggar och dörrar innebär inte det att man får fritt tillträde till någon annans skrivbord. Allt är inte gemensamt, det finns fortfarande mitt och ditt.

Tweeta