Tweeta

– Det här är ett kontor som på ett tydligt sätt speglar vår företagskultur. En viktig del av detta är också att vara en inspiration för andra, säger Vasakronans vd Fredrik Wirdenius, när han visar runt i det 2 500 kvadratmeter stora kontoret i Klara Zenit i Stockholm.

Inspirationen kommer från en italiensk 1500-talsstad. Runt piazzan mitt i staden är det mest liv och rörelse. Genom naturliga stråk kommer man till stadens utkanter och finner lugn och ro. De många mötesplatserna och rummen har namn efter olika företeelser som ska finnas i en stad; Hotellet, Teatern, Miljöstationen, Kulturhuset, Häktet och så vidare.

Det är färgglatt. Öppet, transparent, inbjudande. Inga säkerhetskontroller eller namnlappar för besökande.

IT största drivkraften

– Jag förstår inte spärrar, att besökare ska skriva in sina namn på datorer och få en lapp. Folk springer ändå inte runt oinbjudna och irrar omkring, det funkar inte så. Och om någon skulle spionera här så ligger inga företagshemligheter och dräller någonstans. Allt finns digitalt, i molnet …

Fredrik Wirdenius menar att det är IT-utvecklingen som möjliggör helt aktivitetsbaserade kontorslösningar.

– IT är den största drivkraften, och den största satsningen vi har gjort i den här processen ligger i tekniken. När stora världsledande IT-företag vill komma hit för att titta på vår IT-lösning, är det ett ganska gott betyg, säger Fredrik Wirdenius och klickar fram en ny bild på bildskärmen på väggen.

Vi sitter i mötesrummet Elverket och Fredrik Wirdenius går snabbt igenom ett presentationsmaterial. Vi hade lika gärna kunnat se det i Verkstaden eller i Häktet. Eller i Wirdenius Iphone. Allt är ihopkopplat.

Vi hade till och med kunnat se det på de nio stora skärmarna vid piazzan där personalen oftast äter sin lunch, där hela Vasakronan har informationsmöten i form av videokonferenser på fredagarna. För att visa kopplar IT-supportkillen – som alltid sitter vid den kombinerade receptionen/cafét – upp oss mot matsalen på Vasakronans Göteborgskontor.

Att gå från traditionella cellkontor eller kontorslandskap till aktivitetsbaserade lösningar är ett stort steg.

– Det fanns en del farhågor, men det mesta lyckades vi lösa. Vissa invände och sa att de måste ha egna arbetsplatser för att de måste ha dubbla skärmar. Det löste vi genom att ha dubbla skärmar på de flesta arbetsplatserna. En skärm är inte en speciellt stor kostnad i dag. Det här har lett till att också jag har upptäckt fördelarna med att jobba med dubbla skärmar.

Vilka "barnsjukdomar" har ni hittat här än så länge?

– Det vi var rädda för har visat sig inte vara några problem alls. Egentligen är det enda problemet så här långt att det inte är helt tyst i den tysta avdelningen. Det ska vi lösa genom att sätta upp fler skåp som ytterligare avskärmning. Samtidigt tycker vissa 25-åringar, som är vana vid att multitaska, att det är så tyst där att de undviker avdelningen helt och hållet, de säger att de får ont i huvudet av tystnaden, skrattar Fredrik Wirdenius.

När han kommer till jobbet på morgonen går han och hänger av sig i sitt skåp, precis som alla andra på företaget. Vd:n för ett bolag med ett fastighetsvärde på över 80 miljarder kronor har alla sina dokument i ett skåp som påminner om en gymnasieelevs.

– Att göra sig av med pärmarna är en svår tröskel att passera. Förut hade jag mängder av pärmar och papper på mitt rum, men när jag skulle gå tillbaka och leta upp något så gjorde jag det ju ändå på datorn. Pärmarna stod bara där. Mycket arkivering pågår bara för att det är något man alltid har gjort. Vi slängde otroligt mycket i samband med flytten. Allt jag tog med från mitt förra rum var en sådan här bunt med papper, säger Fredrik Wirdenius och måttar några centimeter mellan fingrarna.

Ingen har eget rum, alla har likadana skåp, vad händer med ledarskapet när alla hierarkiska symboler tas bort?

– Det är klart att det händer något. Det blir ett mer avskalat ledarskap som bygger på tron på att personalen vill göra ett bra jobb och inte smyger undan. Det är ett modernt ledarskap som jag tror väldigt mycket på. Att var och en kan och vill göra det på sitt sätt, det bygger på tillit. Visst kan det finnas medarbetare som inte fungerar under den här typen av ledarskap, men de fungerar inte hur man än sitter.

Fredrik Wirdenius är noga med att föregå med gott exempel när det gäller att använda det aktivitetsbaserade kontoret på rätt sätt.

– Om ledningsgruppen alltid hade samlats på ett ställe hade det inte fungerat. Jag står gärna och kollar mina mejl någonstans i närheten av piazzan, där det är mycket liv och rörelse. Ibland går jag undan till något av de privata krypinen, och ibland sitter jag i den tysta avdelningen.

Övergången till aktivitetsbaserat kontor bygger mycket på att beläggningen på vanliga kontor är väldigt låg.

– Det kanske sitter folk på 30–40 procent av platserna, traditionellt. Resten är på möten, hos kunder eller annat. Jag har pratat med mängder av människor som säger att det är helt dött i kontorslandskapen där de sitter. Samtidigt har de problem med att de inte får lugn och ro när de ska koncentrera sig. Här finns det alltid en plats som passar det du ska göra.

Vilka företag passar bäst i aktivitetsbaserade kontor?

– Sådana som vill nå samverkan och integration, som arbetar mycket i projekt och som strävar efter öppenhet.

Vasakronan tog hjälp av BSK Arkitekter när det gäller utformningen av kontoret.

– Ett av ledorden var att det skulle vara modigt. Om vi valde mellan något som kanske var lite för vilt eller ett försiktigare alternativ skulle utgångspunkten vara att välja det vilda.

Därför finns det ett cirkustält på kontoret. Ett mötesrum som ser ut som en schweizerost. Och en verkstad, med traditionella snickarverktyg och en leksaksbil på bordet.

– Det ska vara lekfullt samtidigt som det är viktigt att komma ihåg att det alltid handlar om att ha en effektiv verksamhet. Det måste vara tanke bakom allt, ingenting får bara vara lekstuga.

BSK Arkitekter har varit framgångsrika i tävlingen Sveriges Snyggaste Kontor som Lokalnytt har arrangerat de senaste två åren. BSK låg bakom vinnarkontoret Dice 2011 och andrapristagaren Mojang 2012.

– Och det här kontoret borde ligga bra till 2013, ler Fredrik Wirdenius.

Tweeta