Så blir du en bättre kommunikatör
Missförstånd och osämja på arbetsplatsen beror ofta på otydlighet – på att kommunikationen inte fungerar eller brister. Kommunikationskonsulten Hans Uhrus ger här sina bästa tips för hur du blir en bättre kommunikatör – och kollega.
Skriven av Nicklas Tollesson 2012-09-01 | Arbetsliv
Alla kan tjäna mycket på att bli bättre på att kommunicera, menar Hans Uhrus.
– Oavsett om det är i hemmet eller på arbetsplatsen så beror missförstånd oftast på att vi inte förstår varandra.
Han säger att kommunikation måste ske på mottagarens villkor. Det viktigaste är att mottagaren har förstått vad du vill. Tydlighet är a och o.
– I det militära har man genom århundradena utvecklat det här så att det verkligen fungerar, när man repeterar sin order och bekräftar att man verkligen har förstått. Och där är det ju verkligen viktigt att minimera missförstånden. Sedan kan man ju inte använda den tekniken i det vardagliga livet, men om man säkerställer att mottagaren har förstått vad man menar så har risken för missförstånd minskats väsentligt.
Hans Uhrus menar att vi svenskar på senare år kan ha blivit sämre på det här med tydlighet.
– I Sverige är det ju önskvärt med konsensus, man vill vara överens och som chef vill man vara medmänsklig och lite mer "kompis". Ibland kan detta leda till att chefen inte är tydlig med vilka krav och förväntningar man har på sin personal. Detta är ingen bra utveckling eftersom undersökningar visar att det personalen verkligen vill, är att veta vad som förväntas. I takt med att arbete och fritid alltmer flyter ihop kan det i förlängningen i värsta fall leda till utbrändhet, om en medarbetare inte vet om han har gjort vad som förväntas eller inte, säger Hans Uhrus.
För mycket mejlande.
Hans Uhrus tycker att det
finns en övertro på mejlandet.
Mycket information
I dag översköljs vi med information från alla möjliga olika håll och det är svårt att veta vilken information vi bör ta till oss. Hans Uhrus menar att vi borde bli bättre på att sovra, inte minst när det gäller mejlandet.
– Det finns en övertro på det här med mejl. Många klagar över att deras inkorgar är överfulla och de får ägna mycket tid åt att gå igenom allt. Innan du skickar ett mejl bör du ställa frågan: "Måste jag mejla?" Ofta kan det vara bättre att ringa. Sitter ni i samma hus kan det av flera skäl vara bättre att ta en promenad bort och reda ut frågeställningarna. Om det inte handlar om rena fakta som exempelvis hur många plankor som ska skickas till kunden, då bör man ju ha det nedskrivet naturligtvis.
Var sparsam med smileys
– Dessutom finns en tendens att CC:a halva kontoret så fort ett mejl skickas. Fråga dig själv om det verkligen är nödvändigt att den och den ska ta del av informationen.
Många använder smileys nuförtiden, hur ser du på det?
– I privata sammanhang, eller med kollegor, kan det vara bra för att förtydliga vad du menar med hjälp av en smiley. Men i affärskorrespondens kan det verka lite missanpassat, där bör man vara sparsam med dem.
Hans Uhrus tipsar: Så blir du bättre på att kommunicera
Anpassa kommunikationsformen
En del personer vill ha all information i text via mail. Andra föredrar korta röstmeddelanden eller använder sms som den huvudsakliga kommunikationsvägen. En del personer önskar all kommunikation muntligt över telefon. Fråga eller lista ut i vilken form mottagaren vill bli kontaktad. Genom att anpassa dig till mottagarens önskemål om kommunikationskanal kommer du snabbare att uppnå dina mål. Speciellt när du kommunicerar elektroniskt eller via telefon är risken för missförstånd större än vid en muntlig dialog. Vill du få snabba svar på dina mail eller lämnade telefonmeddelanden ska du tänka på följande:
Ämnesraden i mail
Lämna aldrig raden tom! Tänk på ämnesraden som en rubrik. Huvudinnehållet i meddelandet ska framgå i rubriken. Genom träning kan du få fram budskapet i meddelandet med en bra rubriksättning. Skriv aldrig enbart "Hej" eller "Uppföljning" i rubriken.
Beröm och kritik – Ge aldrig kritik i ett mail (som mottagaren säkert sparar och läser flera gånger), utan ge kritiken vid ett möte eller via telefon så att det finns möjlighet till dialog. Att ge beröm på ett sätt som även andra får ta del av stärker mottagaren av berömmet och gör denne än mer stolt.
Meddelandetexten i mail
Utelämna känslor i affärsmail. Speciellt om det är till en överordnad eller till mer än en person.
Telefonsamtalet
Var närvarande när du pratar i telefon. Det är uppenbart och respektlöst om du samtidigt som du upptar motpartens tid parallellt gör flera olika saker som stör din närvaro i samtalet. Om det inte passar att prata just nu – be att få ringa tillbaka.
Stör jag?
När du inleder ett samtal är det klokt att fråga om du stör eller om mottagaren har tid för dig.
Telefonkonferens
Använd "mute"-knappen. Det är mycket irriterande att höra andra personers smaskande, skrivande på tangentbordet eller till och med snarkande under en telefonkonferens.
Lämna meddelande i mobilsvar
Le när du spelar in ett röstmeddelande. Du blir förvånad över vilken skillnad det gör om mottagaren får ett glatt och trevligt meddelande i sin röstbrevlåda. Lämna korta meddelanden. Maximalt tre meningar.
Konversation – Låt motparten tala till punkt. Det är artigt och ger dig samtidigt möjlighet att reflektera över vad som sägs.
"Jag måste be att få återkomma om detta"
Naturligtvis kan man inte alltid lämna besked på en fråga på en gång. Men återkom så snart som möjligt med svar eller besked.
Möten
Människor, både kollegor och kunder, märker vem som lyssnar, följer med och bidrar i konversationen. Och vilka som läser mail, sms och Facebookuppdateringar under det pågående mötet. Att visa närvaro i mötet är att visa respekt för de andra mötesdeltagarna.
Det skrivna ordet – Gester, ansiktsuttryck, tonen i rösten och andra ledtrådar om sinnesstämning och humör saknas i en PM, ett mail eller i annan text. Använd gärna ord som snälla, tack, och andra "känslomässiga" uttryck för att få fram en mjukare ton i det skrivna ordet, som annars kan uppfattas kallare eller hårdare än avsett.
Prenumerera på Lokalnytts nyhetsbrev
Lokalnytts nyhetsbrev skickas ut en gång per vecka och innehåller artiklar inom kontor, arbetsliv, fastigheter och evenemang.
Prenumerationen är helt gratis och ni kan avbryta den när som helst.