Bli ett pappersfritt kontor
Många företag strävar efter att skriva ut så lite som möjligt, dels för att dra ner på kostnaderna och dels för att spara på miljön. Vi har surfplattor, molntjänster, digitala signaturer, scanners och så vidare – men vad krävs egentligen för att vi ska leva helt pappersfritt?
Skriven av Johanna Eineryd 2016-11-09 | Arbetsliv
Ett 40 år gammalt mål
Redan på 1970-talet talades det om att vi gick en papperslös framtid till mötes. Det är idag över 40 år sedan och fortfarande är kontoren fulla av pärmar, buntar med kopieringspapper, plastfickor och otympliga skrivare. I samma era siades det om att det i framtiden skulle stå en dator på varje skrivbord – en förutsägelse som utan tvekan blivit sann. Varför är det då så svårt att släppa taget om pappret?
Med pappersfritt kontor menas inte att hela kontorslokalen ska blåsas ut på såväl A4, A3 och post-it-lappar. Nej, det innebär snarare att företaget inte ska vara beroende av några papper. Att skriva ut texter för genomgång eller liknande förbises, utan fokus ligger på företagets pärmmeter med viktiga papper. Det är alltså arkivet, och den ständiga påfyllningen av detta, som den verkliga boven.
Övriga samhället lyckades
Vänder vi blickarna bort från kontorsmiljön och ut i samhället har övergången från pappersformat till digitalt format kommit betydligt längre. Flertalet prenumerationstjänster för både E-böcker och ljudböcker har vuxit sig stora på marknaden under de senaste åren. Likaså erbjuder de flesta transportföretag digitala biljetter och många dagstidningar erbjuder sina prenumeranter en digital upplaga av tidningen. Men på kontoret – där trivs vi med att ha det på pränt.
En undersökning som Vasakronan genomfört visar det att det vi är väl medvetna om att vi skriver ut mer än vi borde. På frågan vad, ur miljösynpunkt, vi skäms mest över att vi gör på kontoret svarade de tillfrågade:
1. Skriver ut för mycket papper i onödan
2. Lämnar datorn påslagen vid hemgång
3. Ej åker miljövänligt till och från kontoret
Vägen till ett pappersfritt kontor
Vägen till ett pappersfritt kontor är lång, och det är ingen resa du gör på ett kvartal. Men med stegvis insatta åtgärder kan kontoret minska rejält på papper och en dag kanske vara helt pappersfritt.
1. Gör personalen medveten
Det första som bör göras är att öka medvetenheten kring utskrifter och pappersförbrukningen på kontoret. Ta fram statistik på hur många pappersark som skrivs ut varje månad – ha sedan som målsättning att minska antalet varje månad. Det finns till och med program som kan installeras på datorn där varje person får en egen redovisning av sina utskrifter och förslag på förbättring. Berätta för personalen varför ni ska sträva mot ett pappersfritt kontor och att det är en gemensam insats som krävs.
2. Dela dokument i molnet
Molnet blir kontorets nya digitala arkivskåp - som alltid är nåbart, inte samlar damm och saknar pärmregister som faller samman.
Fördelar med molntjänst:
- Alla dokument samlade på ett ställe.
- Säkrare. Risken att ett moln ska krascha är minimalt liten, medan en server har större risk att krascha.
- Support. Etablerade molntjänstföretag erbjuder experthjälp och support.
- Flexibelt då alla med arbetare har tillgång till allt var de än befinner sig.
- Mer effektivt. Inget mer springande till arkivrummet och bläddrande i pärmar.
- Spara plats på kontoret.
- Slipp skrivarhaveri och frustration.
3. Låt scannern gå varm
Om ni på kontoret successivt börjar scanna in alla papper ni får i er hand eller har på ert skrivbord så kommer ni snart att inse fördelen med att ha allting elektroniskt. Döp dokumenten smart och du kommer aldrig behöva panikartat vända upp och ner på skrivbordet i jakt på ett borttappat papper. Dessutom kommer skrivborden bli mer och mer pappersfria och personalen vänjer sig vid att leta i molnet.
4. Minska antalet onödiga utskrifter
Kontorskraft.se skriver att ca 20 procent av alla utskrifter hamnar direkt i papperskorgen. De skriver också att på majoriteten av alla skrivare går det att installera SafeCom – en tjänst som ökar medvetenheten kring utskrifter genom att man måste gå fram till skrivaren och trycka på en knapp för att få sina dokument utskrivna. Du kan också ställa in skrivaren på allt alltid skriva ut dubbelsidigt – bara en sån enkel grej kommer att halvera mängden papper ni använder!
5. Skapa en mobil arbetsmiljö
Om ni har en mobil arbetsmiljö utan fasta skrivbord så kommer personalen röra på sig mer och det blir automatiskt enklare att ha allt i molnet än i bokhyllan. Kanske införskaffandet av surfplattor också kan öka rörligheten och få personalen att släppa taget om pärmen.
6. Stanna upp och utvärdera
Gör en kort avstämning var sjätte månad. Be personalen komma med önskemål och förslag på förbättringar – kanske ska ni börja med E-signatur för att minska mängden papper på kontoret? Var också noga med att prata om problem och hinder som uppkommit sedan ni tog steget mot ett pappersfritt kontor. Följ upp statistiken över utskrifterna.
Källor:
https://www.jobbsafari.se/cms/tips-till-det-papperslosa-kontoret?articleid=853
http://techworld.idg.se/2.2524/1.405409/langt-kvar-till-papperslost-kontor
http://www.kinnarps.com/sv/se/Har-hittar-du-oss/Kinnarps-Interior/NaraDig/Stockholm/Nyheter/Papperslost-kontor/
http://www.time4u.se/Det-pappersloesa-kontoret.htm
http://www.kontorskraft.se/5-tips-for-ett-papperslost-kontor/
Redan på 1970-talet talades det om att vi gick en papperslös framtid till mötes. Det är idag över 40 år sedan och fortfarande är kontoren fulla av pärmar, buntar med kopieringspapper, plastfickor och otympliga skrivare. I samma era siades det om att det i framtiden skulle stå en dator på varje skrivbord – en förutsägelse som utan tvekan blivit sann. Varför är det då så svårt att släppa taget om pappret?
Med pappersfritt kontor menas inte att hela kontorslokalen ska blåsas ut på såväl A4, A3 och post-it-lappar. Nej, det innebär snarare att företaget inte ska vara beroende av några papper. Att skriva ut texter för genomgång eller liknande förbises, utan fokus ligger på företagets pärmmeter med viktiga papper. Det är alltså arkivet, och den ständiga påfyllningen av detta, som den verkliga boven.
Övriga samhället lyckades
Vänder vi blickarna bort från kontorsmiljön och ut i samhället har övergången från pappersformat till digitalt format kommit betydligt längre. Flertalet prenumerationstjänster för både E-böcker och ljudböcker har vuxit sig stora på marknaden under de senaste åren. Likaså erbjuder de flesta transportföretag digitala biljetter och många dagstidningar erbjuder sina prenumeranter en digital upplaga av tidningen. Men på kontoret – där trivs vi med att ha det på pränt.
En undersökning som Vasakronan genomfört visar det att det vi är väl medvetna om att vi skriver ut mer än vi borde. På frågan vad, ur miljösynpunkt, vi skäms mest över att vi gör på kontoret svarade de tillfrågade:
1. Skriver ut för mycket papper i onödan
2. Lämnar datorn påslagen vid hemgång
3. Ej åker miljövänligt till och från kontoret
Vägen till ett pappersfritt kontor
Vägen till ett pappersfritt kontor är lång, och det är ingen resa du gör på ett kvartal. Men med stegvis insatta åtgärder kan kontoret minska rejält på papper och en dag kanske vara helt pappersfritt.
1. Gör personalen medveten
Det första som bör göras är att öka medvetenheten kring utskrifter och pappersförbrukningen på kontoret. Ta fram statistik på hur många pappersark som skrivs ut varje månad – ha sedan som målsättning att minska antalet varje månad. Det finns till och med program som kan installeras på datorn där varje person får en egen redovisning av sina utskrifter och förslag på förbättring. Berätta för personalen varför ni ska sträva mot ett pappersfritt kontor och att det är en gemensam insats som krävs.
2. Dela dokument i molnet
Molnet blir kontorets nya digitala arkivskåp - som alltid är nåbart, inte samlar damm och saknar pärmregister som faller samman.
Fördelar med molntjänst:
- Alla dokument samlade på ett ställe.
- Säkrare. Risken att ett moln ska krascha är minimalt liten, medan en server har större risk att krascha.
- Support. Etablerade molntjänstföretag erbjuder experthjälp och support.
- Flexibelt då alla med arbetare har tillgång till allt var de än befinner sig.
- Mer effektivt. Inget mer springande till arkivrummet och bläddrande i pärmar.
- Spara plats på kontoret.
- Slipp skrivarhaveri och frustration.
3. Låt scannern gå varm
Om ni på kontoret successivt börjar scanna in alla papper ni får i er hand eller har på ert skrivbord så kommer ni snart att inse fördelen med att ha allting elektroniskt. Döp dokumenten smart och du kommer aldrig behöva panikartat vända upp och ner på skrivbordet i jakt på ett borttappat papper. Dessutom kommer skrivborden bli mer och mer pappersfria och personalen vänjer sig vid att leta i molnet.
4. Minska antalet onödiga utskrifter
Kontorskraft.se skriver att ca 20 procent av alla utskrifter hamnar direkt i papperskorgen. De skriver också att på majoriteten av alla skrivare går det att installera SafeCom – en tjänst som ökar medvetenheten kring utskrifter genom att man måste gå fram till skrivaren och trycka på en knapp för att få sina dokument utskrivna. Du kan också ställa in skrivaren på allt alltid skriva ut dubbelsidigt – bara en sån enkel grej kommer att halvera mängden papper ni använder!
5. Skapa en mobil arbetsmiljö
Om ni har en mobil arbetsmiljö utan fasta skrivbord så kommer personalen röra på sig mer och det blir automatiskt enklare att ha allt i molnet än i bokhyllan. Kanske införskaffandet av surfplattor också kan öka rörligheten och få personalen att släppa taget om pärmen.
6. Stanna upp och utvärdera
Gör en kort avstämning var sjätte månad. Be personalen komma med önskemål och förslag på förbättringar – kanske ska ni börja med E-signatur för att minska mängden papper på kontoret? Var också noga med att prata om problem och hinder som uppkommit sedan ni tog steget mot ett pappersfritt kontor. Följ upp statistiken över utskrifterna.
Källor:
https://www.jobbsafari.se/cms/tips-till-det-papperslosa-kontoret?articleid=853
http://techworld.idg.se/2.2524/1.405409/langt-kvar-till-papperslost-kontor
http://www.kinnarps.com/sv/se/Har-hittar-du-oss/Kinnarps-Interior/NaraDig/Stockholm/Nyheter/Papperslost-kontor/
http://www.time4u.se/Det-pappersloesa-kontoret.htm
http://www.kontorskraft.se/5-tips-for-ett-papperslost-kontor/
Prenumerera på Lokalnytts nyhetsbrev
Lokalnytts nyhetsbrev skickas ut en gång per vecka och innehåller artiklar inom kontor, arbetsliv, fastigheter och evenemang.
Prenumerationen är helt gratis och ni kan avbryta den när som helst.